Een destination wedding is eigenlijk gewoon de engelse vertaling van een bruiloft in het buitenland. Voor veel koppels een droom die uitkomt. Maar waar begin je? In deze blog vertellen wij je alles wat je moet weten om te starten met het plannen van een destination wedding.
Augustus 2021 zijn Anne-Jan en ik verloofd. Als videografen hebben wij al een aantal destination weddings mogen meemaken, dus ik had al veel inspiratie kunnen op doen. We wisten het direct: onze bruiloft moet in het buitenland gaan plaatsvinden! Maar dan de vraag: waar?
We lieten een aantal locaties de revue passeren: Ibiza, Italië of Spanje? De zon was een belangrijk element voor ons, en de mogelijkheid een soort mini vakantie te creëren voor onze gasten.
Wij gingen al vrij snel locaties bezoeken op Ibiza en kwamen toen direct achter een aantal belangrijke factoren. Zo kun je op dit eiland geen (betaalbare) locaties vinden voor groepen van 50, en wordt het met losse locaties dus een logistieke uitdaging.
Dit was niet helemaal hoe wij het voor ons zagen, we gingen een beetje teleurgesteld naar huis, maar begonnen daarna met een nieuwe aanpak. Eerst eens rustig nadenken welke elementen wij nu echt belangrijk vinden voor onze destination wedding.
In deze blog leg ik uit hoe je, naar mijn idee, het meest efficient aan de slag kunt gaan met het plannen van een bruiloft in het buitenland. Zodat je niet onnodig locaties gaat bezoeken, of teleurgesteld raakt tijdens het proces.
Waar begin je?
De (concept) gastenlijst
De eerste stap in het proces van het plannen van een destination wedding is wat mij betreft het maken van een gastenlijst. Wij ervaarden namelijk dat dit eigenlijk de basis is van je zoektocht naar de perfecte locatie.
Open een excel bestandje, en begin beiden met het opschrijven van alle mensen die sowieso bij de bruiloft moeten zijn. Nog even zonder te denken aan een budget. Maak de lijst vanuit je gevoel. Wanneer je de belangrijkste mensen hebt opgeschreven zullen er altijd een paar twijfel gevallen zijn. Maak daar een apart lijstje van.
Vervolgens heb je al snel een beeld van de hoeveelheid gasten die je bij jouw droombruiloft wilt hebben. Misschien zijn het er 15, of 50 of 250. Dat maakt meteen duidelijk waar je met je verdere zoektocht rekening mee moet houden.
Het budget
Vervolgens is de vraag: wat willen jullie maximaal uitgeven aan jullie bruiloft? Ik geloof dat er voor elk budget iets te organiseren is, maar het is wel fijn om dit van te voren al duidelijk te hebben. En neem het budget een beetje ruim, aangezien onze ervaring leert dat er toch wel veel last minute onvoorziene kosten bij komen.
In de blog “wat kost trouwen in het buitenland” van Girls of Honour wordt aangegeven dat de meeste locaties uitgaan van een bedrag tussen de 300 en 400 euro per persoon.
Wanneer je locaties gaat mailen, vragen ze soms ook een schatting van je budget. De kosten van de locatie rekenen ze, om de een of andere reden, niet mee dus let daar op! Tip: geef bij je budget aan dat het gaat om een TOTAAL budget, dus incl. kosten van de huur van de locatie.
Ook kun je vast nadenken over de reis- en verblijfskosten van je gasten. Wij spraken met een aantal weddingplanners, en niks hierin is normaal. Het is maar net wat je zelf prettig vindt. Wij kozen ervoor om onze gasten op eigen kosten naar onze locatie te laten reizen, maar wanneer ze bij ons aankwamen waren alle kosten voor verblijf etc. gedekt.
Bij een destination wedding wordt er vaak voor een kleiner aantal gasten gekozen. Trouwen in het buitenland bevat vaak meerdere dagen, dus dat zie je ook in de kosten. Maar zoals eerder aangegeven, voor elk budget is er iets te regelen!
De locatie
Wanneer het aantal gasten en budget duidelijk is, kun je beginnen met het zoeken naar een locatie voor je destination wedding! Google was my best friend hierin. Ook zocht ik op pinterest of instagram, en keek ik naar de getagde locatie. Vervolgens zocht ik deze op, op google.
Vind je het lastig en heb je iets meer sturing nodig? Je kunt een wedding planner in Nederland of ter plaatse vragen om locatie bezoeken in te plannen die matchen bij jouw wensen. Handig wanneer je niet veel tijd hebt om zelf te zoeken.
Onze droom was een locatie waar al onze 50 gasten konden verblijven. Dit werd op Ibiza een beetje lastig, maar in Italië en Frankrijk zijn veel meer grote (betaalbare) accomodaties te vinden.
Heb jij de droom om te trouwen in Italië? Lees dan onze blog over trouwen in Toscane en bekijk de trouwfilms als inspiratie. Misschien is een van de locaties die wij hebben gefilmd wel jouw droomplek?
Onze focus lag na veel zoeken en inspiratie opdoen bij Frankrijk. Ik vond deze verzamelwebsite erg handig, en heb hier uiteindelijk ook onze locatie op gevonden! Tip: gebruik de verzamelwebsite als inspiratie, maar probeer vervolgens zelf de locatie te vinden via google. Direct contact opnemen met de eigenaren scheelt kosten en je hebt vaak sneller contact.
De leveranciers
Wanneer je een datum en locatie hebt vastgelegd kan het echte inhoudelijke vormgeven beginnen! Misschien heb je de locatie gevonden samen met een weddingplanner en gaat zij jou helpen met het vinden van de beste leveranciers. Maar soms heeft de locatie al een aantal vaste leveranciers voor bijv. bloemen of het eten. Bij een destination wedding is het fijn om op tijd te beginnen met het zoeken naar leveranciers voor je bruiloft.
Belangrijk om te weten is dat foto- en videografen maar 1 bruiloft op een dag kunnen vastleggen. Daarom zitten trouw fotografen en bruiloft videografen vaak snel vol. Het is daarom fijn om deze partijen al zo snel mogelijk vast te leggen, zodat je nog ruime keus hebt qua jouw favoriete stijl en kwaliteit.
Conclusie
Ons advies: begin met het maken van een (concept) gastenlijst. Het aantal gasten vormt de basis van je verdere zoektocht. Maak vervolgens een inschatting van je budget. Dan kun je beginnen aan je zoektocht naar de perfecte locatie! Locatie en datum check? Wacht dan niet te lang met het vastleggen van een foto- en videograaf.